コロナ禍だから経営のためにできること

業務改善事例）「人が足りない」は本当か？

支援に入った法人（介護事業）にて「人員が足りない」というご相談を受けました。現場から「人が足りないから補充してほしい」という声が出ているとのことです。「人員が足りない」が真実なのか。経営にも影響を及ぼす領域のため、この業務課題を検証するために調査を行いました。現場を観察し、どんな作業にどの程度の時間を使っているかデータを取ります。その結果、なんと、業務の半分近くは「ものを探す」か「人を探す」かに使われていることが分かりました。つまり業務の半分は、利用者への価値提供にはつながっていなかったということです。当然この状態で人員を増やしても人件費に見合う売上にはつながりません。確実に経営を圧迫します。

業務改善の【５Ｓの実施】

この業務課題に対して取った行動は【５Ｓの実施】です。５Ｓとは、

• 整理：不要なものは捨てる
• 整頓：使いやすく並べる
• 清掃：きれいに掃除し、併せて点検する
• 清潔：きれいな状態を保つ
• しつけ：きれいに使うよう習慣化する

「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」の頭文字Ｓをとったものです。整理整頓清掃はどんな会社でも行っていますが、一般的な整理整頓と５Ｓには大きな違いがあります。それは【経営管理手法として位置付ける】という点です。具体的に、５Ｓでは以下を行います。

• 業務改善につなげるノウハウを用いる
• かなりの時間と労力を投入する
• 徹底してやりあげる

事例の法人でも、ペンの置く位置に至るまで徹底して行いました。さらにこの法人では、以下の取り組みも並行しました。

• 施設内の共有部分に監視カメラと各フロアーにモニターの設置
• 各スタッフが遠距離でも話せるようインカムの導入

【５Ｓの実施】した結果

これらのおかげで、ものや人を探す業務が大幅に減り、業務効率化を達成することができました。当然、人員不足の声は出なくなり、さらには業務に余裕が生まれ、職員に自ら業務改善に取り組む姿勢も出てくるようになりました。人件費を増やさずに、こういった業務改善はどんな職場でも実現可能です。この状態で人員を増やせば、その生産性は大きく変わってくることでしょう。

まとめ

改めてまとめますと、ポイントは以下の2点です。

• 問題の真実を把握すること
• その対策を徹底して行うこと

皆様の職場環境はいかがでしょうか？まずは身近から始めてみられてはいかがでしょうか。少しでも、皆様の薬局経営のヒントになれば幸いです。